深圳市健行者户外运动协会《个人信息保密管理制度》配套表格

附件一：个人信息处理活动记录表

用途： 记录协会对个人信息进行的各类处理活动，包括收集、使用、提供、删除等，用于数据处理的追溯与审计。

使用说明：

1. 每发生一次涉及个人信息的处理活动（收集、使用、提供、删除等），均应及时填写本表，不得遗漏。
2. "涉及的信息类别"应明确、具体，避免笼统描述，如"个人健康信息"而非"医疗相关"。
3. "是否取得同意"栏应填写具体依据，如已签署同意书、会员协议已授权等。
4. 本表由数据保护负责人定期审核，至少每季度一次。

附件二：个人信息访问授权申请表

用途： 协会工作人员因工作需要申请访问特定个人信息时的审批凭证。

使用说明：

1. 工作人员每次因工作需要访问个人信息，均须事前提交本申请表，未经审批不得私自访问。
2. "申请访问的信息类别和范围"应准确描述需要的具体信息字段，不得申请超出工作所需范围的信息。
3. 数据保护负责人应在收到申请后3个工作日内作出审批决定，填写审批意见并签字。
4. "授权有效期"根据实际工作需要设定，到期后自动失效，申请人不得继续持有相关信息。
5. 申请人对获批访问的个人信息负有保密义务，不得用于申请目的以外的用途。

附件三：个人信息查阅/更正/删除请求登记表

用途： 记录会员行使其个人信息权利（查阅、更正、删除）的申请及处理情况，履行《个人信息保护法》第四十四至四十七条规定的义务。

使用说明：

1. 会员提出查阅、更正、删除其个人信息的请求时，工作人员应登记本表并立即响应。
2. 根据《个人信息保护法》，协会应在收到请求后15个工作日内完成处理并告知结果。
3. 请求类型勾选一项，如有多项需求可分别登记或合并注明。
4. "处理结果"应详细记录采取了什么具体措施，包括是否满足请求、如未满足需说明理由。
5. 如涉及删除请求，建议同时出具《个人信息删除完成告知函》送达会员留存。

附件四：个人信息销毁记录表

用途： 记录个人信息保存期限届满或因其他原因需要销毁时的执行情况，确保销毁过程有据可查。

使用说明：

1. 个人信息保存期限届满后原则上应予以销毁，法律、行政法规另有规定的除外。
2. "销毁方式"应注明具体手段（物理销毁/电子删除/覆盖擦除等），确保信息无法恢复。
3. 销毁过程须有执行人和监督人共同在场，并分别签字确认。
4. 建议对销毁过程进行拍照或录像存档，以应对日后可能的合规审计。
5. 因法律要求需保留的数据（如财务凭证）应在备注中说明保留依据及脱敏处理情况。

附件五：个人信息安全事件报告表

用途： 发生个人信息泄露、篡改、丢失等安全事件时，用于内部报告和处置留痕，并为向监管部门和信息主体报告提供依据。

严重等级评估标准：

使用说明：

1. 发现个人信息安全事件后，发现人应立即向数据保护负责人报告，不得隐瞒、迟报或漏报。
2. "已采取的临时措施"应填写为防止损失扩大而立刻采取的处置动作（如撤回、阻断、报警等）。
3. "严重等级评估"参照上表标准，数据保护负责人可根据实际情况调整等级。
4. 涉及等级为"严重"及以上的事件，应同时向协会理事会报告，并按照《个人信息保护法》第五十七条的要求履行通知义务：
5. 通知对象：履行个人信息保护职责的部门（深圳市网信办）及受影响的信息主体
6. 通知内容：事件原因、涉及信息种类、可能后果、已采取措施、补救措施及联系方式
7. 本表应作为重要档案长期保存，至少保留事件处置完成后3年。

编制说明： 本套表格依据《中华人民共和国个人信息保护法》（2021年11月1日施行）、《中华人民共和国民法典》以及《深圳市健行者户外运动协会个人信息保密管理制度》的相关要求设计，适用于协会日常个人信息保护工作的全流程管理。各表格填写完毕后应妥善归档保存，作为合规审计和响应信息主体权利请求的依据。

归档要求： 附件一至附件四保存期限建议不少于3年，附件五安全事件报告表保存期限建议不少于5年。

编制：GLM 5.1 法律版 | 2026-06-25